Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» февраль 2012 Обработка входящих писем (и в целом входящей корреспонденции). А сейчас продемонстрируем образец входящего письма и обозначим. Образец документа " Журнал учета входящей корреспонденции ".
Журнал регистрации входящей (поступающей) корреспонденции. Посмотреть образец бланка Скачать бланк. Журнал регистрации входящей (поступающей) корреспонденции – это журнал, в котором указываются все реквизиты и сведения о входящих документах. поступащих в организацию от корреспондентов.
Правила заполнения журнала регистрации входящей (поступающей) корреспонденции. Регистрируются все документы, которые необходимо учитывать, исполнять и использовать в справочных целях. Все документы, поступившие в организацию, нужно отсортировать на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень групп документов, которые необязательно регистрировать:.
ГОСТы, ОСТы, ТУ. Графики, наряды, заявки, разнарядки. Документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская отчетная документация. Корреспонденция, адресованная работникам с пометкой «Лично». Научные работы. Нормы и нормативы расхода материалов.
Регистрацию входящей и исходящей корреспонденции; Журнал (или картотека) учета и контроля за выполнением принимаемых профсоюзным. У нас в компании ведется журнал исходящей документации: приказы. не все знаю, входящую корреспонденцию целый месяц не регистрировала, как. Главная > Образцы документов > Журнал регистрации входящей Журнал регистрации входящей (поступающей) корреспонденции – это журнал. Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, в каком журнале в журнале входящей корреспонденции или в журнале внутренней документации? входящей корреспонденции установленного образца в жестком.
- РЕГИСТРАЦИИ. ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ Отметка об отправке исходящей корреспонденции. Наименование.
- Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Архив макетов. Макет RA0576. Типовые формы бланков и журналов.
- Журнал регистрации исходящей корреспонденции позволяет отследить и легко Сразу надо сказать, что образец журнала регистрации исходящих.
Печатные издания (журналы, книги, бюллетени). Поздравительные письма, телеграммы. Пригласительные билеты. Программы конференций, совещаний.
Рекламные материалы (программы, проспекты, листовки, извещения). Учебные планы, программы. Формы и банки (кроме строгой отчетности). Входящие документы регистрируются независимо от способа их передачи и доставки. Поступившие в организацию документы регистрируются один раз в день их поступления.
Документы, поступающие в организацию (включая телеграммы, телексы, факсограммы, телефонограммы), проходят следующие этапы: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, а потом доставляются исполнителям. Первичная обработка документов заключается в проверке целостности конверта, пакета или упаковки, правильности адресования документов, а при вскрытии – наличие в нем документов, количество листов, включая приложения. Открываются все конверты.
Исключение составляет личная корреспонденция (с пометкой «Лично»). При отсутствии листов в документе или приложении в тот же день ставится в известность корреспондент письма и делается запись на самом документе и в журнале регистрации входящих (поступающих) документов в графе Примечание (см. Приложение). Обязательно нужно составить акт в трех экземплярах: первый остается в секретариате, второй хранится с поступившим документом, третий направляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно». Документы, адресованные в подразделения организации, передаются сразу в подразделения, минуя руководство.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст поступившей телефонограммы записывается, печатается и регистрируется, оперативно передается руководителю, которому она адресована. Предварительное рассмотрение документов: необходимо осуществить фильтрацию входящей корреспонденции, направленной руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю.
Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут передаваться зам. руководителя, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь. Дата поступления документа заносится в графу 1 (см. Приложение).
Регистрационный номер – цифровое или буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. На документах, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа проставляется штамп-отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер. Считается и ставится количество листов, а также количество листов и брошюр в приложениях. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и подобных материалах. Допускается вручную ставить входящий номер (в отсутствии штампа в организации), например вх. № 136 от 21. 02.
2012 на 15 л. + прил. 32 л.
Регистрационный номер указывается в журнале графе 2 (см. Приложение) – порядковый номер поступления в пределах календарного года. Регистрационный номер документа служит его главным учетным и поисковым признаком. Порядковый номер документа после рассмотрения руководителем и внесения резолюции может дополняться через косую черту кодом структурного подразделения (по номенклатуре дел организации) – исполнителя. Например, вх. № 185/03 (03 – бухгалтерия).
Наименование вида документа и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, письмо, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма, рекомендательное письмо, уведомление и пр. Вид документа отмечается в журнале в графе 4 (см.
Приложение). Адресат отмечается в журнале в графе 5; пишется, откуда поступил документ. Это Ф.
(если есть на документе) и организация. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно (если сокращение общеизвестное, чтобы можно было в дальнейшем понять, откуда поступил документ в случае, если возникнет необходимость в поиске документа по названию организации). В графу 6 списывается с поступившего документа исходящий номер адресата и дата, если номер отсутствует, то пишется б/н (без номера). Заголовок документа – краткое содержание документа, который указывается в начале текса входящего документа.
Если заголовок отсутствует, необходимо оценить содержание документа и занести его краткое содержание в журнале в графе 7 (см. Приложение). Результаты рассмотрения документов руководством отражаются в резолюции в графе 8. Из резолюции секретарь должен внести сведения об исполнителе графа 9 и срок исполнения поручения графа 10.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией передается исполнителю, указанному первым, остальным исполнителям направляются копии документа. Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документов. В графе журнала 9 примечание делается отметка о выполнении поручения исполнения документа или причина невыполнения, в какое дело подшит документ после его исполнения.